Veprimtaria e përfaqësimit, komunikimit dhe negocimit përmes së cilës shtetet dhe aktorë të tjerë të autorizuar administrojnë marrëdhëniet e tyre. Ajo përdoret për të shpjeguar qëndrime, mbrojtur interesa, arritur marrëveshje dhe trajtuar mosmarrëveshje. Në traditën europiane, shembuj të hershëm gjenden në marrëdhëniet ndërmjet qyteteve-shtete të Greqisë klasike, megjithëse praktika diplomatike ka pasur edhe në qytetërime të tjera.

Diplomacia u zhvillua përsëri në Europën mesjetare dhe mori rëndësi të veçantë në marrëdhëniet ndërmjet qyteteve-shtete të Italisë së Rilindjes. Përfaqësimi i përhershëm u përhap me formimin e shteteve moderne dhe me ndryshimet pas Reformacionit. Kongresi i Vjenës i vitit 1815 rregulloi rangjet dhe praktikat diplomatike brenda një sistemi që tashmë e trajtonte përfaqësimin e qëndrueshëm si pjesë të nevojshme të marrëdhënieve ndërmjet shteteve. Fuqitë e mëdha shkëmbenin ambasadorë, ndërsa përfaqësimi i vendeve më të vogla shpesh bëhej përmes legatave dhe ministrave të plotfuqishëm.

Profesioni diplomatik europian u karakterizua për një kohë të gjatë nga prejardhja aristokratike e pjesëtarëve dhe nga fshehtësia e bisedimeve. Pas Luftës së Parë Botërore u fuqizua përkohësisht kërkesa për diplomaci më të hapur e demokratike. Pas Luftës së Dytë Botërore, dallimi i rangut ndërmjet ambasadave dhe legatave u zbeh gradualisht; dekolonizimi dhe krijimi i shteteve të reja e zgjeruan shumë rrjetin e ambasadave.

Disa studiues dallojnë një stil europian që e trajton diplomacinë kryesisht si instrument praktik dhe stile amerikane, revolucionare ose të vendeve të Botës së Tretë që i japin më shumë rëndësi legjitimitetit moral të njohjes dhe marrëdhënieve me një regjim tjetër. Këto janë tipizime, jo karakteristika të pandryshueshme të çdo vendi. Në praktikë, diplomatët ia shpjegojnë qeverisë pritëse pikëpamjet e qeverisë së tyre dhe qeverisë së tyre interesat e qëndrimet e vendit pritës; në bisedime kërkojnë hapësira pajtimi.

Ky rol ndërmjetësues krijon rrezik keqkuptimi. Një diplomat që shihet si i suksesshëm nga njëra palë mund të perceptohet si tepër i afërt me kundërshtarin nga pala tjetër. Kjo vështirësi u vu re, për shembull, në marrëdhëniet e disa diplomatëve britanikë me qeveritë e Margaret Thatcher-it. Zhvillimi i komunikimeve të drejtpërdrejta ndërmjet udhëheqësve e ka ndryshuar punën diplomatike, por nuk e ka bërë të panevojshme njohjen vendore, interpretimin, negocimin dhe praninë e përhershme. Për këtë arsye kryeqytetet vazhdojnë të kenë bashkësi të mëdha diplomatike.