Trupa e nëpunësve të paguar nga fondet publike për të administruar punët shtetërore dhe për të zbatuar politikat e qeverisë. Në përdorimin e tij historik britanik, termi lidhet me dallimin ndërmjet zyrtarëve civilë dhe ushtarakë që shërbenin në Indi. Në kuptimin institucional më të ngushtë, ai nuk përfshin automatikisht çdo person të punësuar në sektorin publik.

Në Mbretërinë e Bashkuar, shërbimi civil u zhvillua si trupë nëpunësish të departamenteve qendrore dhe të organeve e agjencive të lidhura me to, nën përgjegjësinë ministrore. Ai doli nga mënyrat e mëparshme, më pak të njëtrajtshme, të shërbimit ndaj ekzekutivit dhe nga departamente historike si Thesari, Ministria e Brendshme, Ministria e Jashtme dhe Bordi i Tregtisë. Zgjerimi i përgjegjësive qeveritare nga fundi i shekullit XIX solli departamente të reja. Shumica përcaktoheshin sipas funksionit, si arsimi, punësimi ose mjedisi; të tjera kishin bazë territoriale, si zyrat për Skocinë, Irlandën e Veriut dhe Uellsin. Ky përkufizim e dallonte shërbimin civil nga punonjësit e shumë organeve publike gjysmëautonome. Në fillim të viteve 1990, ndryshimet në kufijtë e përkufizimit krijonin mospajtime për numrin e tij; vlerësimet e zakonshme lëviznin ndërmjet 500 000 dhe 700 000 vetash.

Formimi i tij si burokraci moderne lidhet me zbatimin e reformave Northcote–Trevelyan në gjysmën e dytë të shekullit XIX. Një parim kryesor ishte hyrja me provim konkurrues, si për kategorinë e lartë administrative, ashtu edhe për kategorinë e ndërmjetme ekzekutive. Edhe ngritja në detyrë duhej të mbështetej në meritë. Së dyti, shërbimi civil u bë një karrierë afatgjatë dhe një profesion ku mund të hynin njerëz të arsimuar, në vend që posti të varej vetëm nga patronazhi politik ose personal.

Së treti, ndarja ndërmjet detyrave intelektuale dhe atyre rutinë krijoi një hierarki të theksuar. Nëpunësit e kategorisë administrative zinin postet e larta të këshillimit mbi politikat; ata të kategorisë ekzekutive kryenin përgjegjësi të përcaktuara nga eprorët; ndërsa kategoritë e zyrtarëve të ulët merreshin kryesisht me punë rutinë. Kjo pasqyronte vlerësimin e atëhershëm të llojeve të punës, jo një matje të domosdoshme të aftësive individuale. Së katërti, qëndrueshmëria e institucionit nxiti një etikë asnjanësie politike: nëpunësi duhej të ishte i gatshëm dhe i aftë të këshillonte e të shërbente një qeveri të zgjedhur, pavarësisht partisë dhe programit të saj. Këto tipare i afroheshin modelit ideal të burokracisë të përshkruar nga Max Weber-i.

Midis viteve 1919 dhe 1939, shërbimi civil britanik u unifikua më tej përmes rekrutimit të centralizuar, pagave dhe kushteve të standardizuara, mundësisë për transferim e ngritje ndërmjet departamenteve dhe krijimit të një identiteti të përbashkët profesional. Sir Warren Fisher, njëkohësisht sekretar i përhershëm i Thesarit dhe drejtues i shërbimit civil, luajti rol kryesor në këtë proces duke përdorur kontrollin e Thesarit. Përtej disa modernizimeve gjatë Luftës së Dytë Botërore, struktura themelore mbeti relativisht e qëndrueshme deri në vitet 1970.

Qeveritë konservatore pas vitit 1979 sollën ndryshime të rëndësishme. Frenimi i zgjerimit të qeverisë, privatizimi dhe futja e mekanizmave të tregut në disa përgjegjësi publike e tkurrën shërbimin në fusha të caktuara. Krahas ndryshimit sasior pati edhe ndryshim cilësor. Rekrutimi u hap më shumë ndaj personave me përvojë të suksesshme në sektorin privat. U pranua më gjerësisht kalimi ndërmjet punës shtetërore dhe asaj private, si edhe hyrja në shërbimin civil në një moshë më të vonshme, pas fitimit të përvojës jashtë tij. Kjo dobësoi idenë e një karriere të vetme që zgjaste gjithë jetën profesionale.

Vlerësimi i nëpunësve u përqendrua më pak vetëm te aftësia e përgjithshme intelektuale dhe më shumë te zotësitë e drejtimit e të administrimit. U ndryshua gjithashtu organizimi departamental. Departamentet ruajtën bërthamat e këshillimit për politikat, ndërsa shumë funksione të zbatimit u ndanë në agjenci. Këto mbeteshin të lidhura me departamentet përkatëse, por kishin buxhete, objektiva të shprehura dhe drejtues përgjegjës për kostot e rezultatet e tyre. Kështu u dobësua modeli i një hierarkie të vetme administrative.

Asnjanësia politike u bë gjithashtu objekt debati. Qeveritë e Thatcher-it u akuzuan se në ngritjen e nëpunësve në poste të larta përdornin si kriter afërsinë me orientimin e tyre politik, të përmbledhur në pyetjen «A është nga tanët?». Mosmarrëveshjet për detyrimet e një nëpunësi që nuk pajtohej me ministrin ose dyshonte se ministri po çorientonte parlamentin çuan më 1985 në udhëzime të reja për marrëdhëniet ndërmjet tyre. Këto debate ngrinin pyetjen se si mund të bashkëjetonin besnikëria ndaj qeverisë, përgjegjësia profesionale dhe llogaridhënia parlamentare.

Të marra së bashku, ndryshimet dobësuan unitetin e shërbimit civil. Disa i vlerësuan si modernizim dhe çlirim nga ngurtësia burokratike, ndërsa të tjerë si fragmentim dhe rrezik për një traditë të përbashkët profesionale. Kartat e shërbimeve për qytetarët shtuan një orientim drejt rezultateve të matshme dhe vlerësimit të cilësisë nga përdoruesit. Në këtë model, ndarja në njësi më të vogla shoqërohej me përpjekjen për ta kufizuar autonominë burokratike përmes standardeve të shërbimit dhe kontrollit të performancës.

Një shpjegim i këtyre reformave i lidh ato me rekomandimet për efikasitet dhe efektshmëri të Raportit Fulton të vitit 1968. Ai ishte pjesë e përpjekjeve për ta modernizuar qeverisjen dhe për t'iu përgjigjur rënies relative britanike duke mësuar nga praktika të suksesshme jashtë vendit. Kolegji i Shërbimit Civil në Sunningdale ishte një nga rezultatet e menjëhershme më të qëndrueshme dhe më të dukshme. Raporti frymëzoi edhe ndryshime në drejtimin e shërbimit dhe hapjen e rrugëve të karrierës; prandaj ndikimi i tij nuk kufizohej vetëm te krijimi i kolegjit.

Një shpjegim tjetër thekson preferencën ideologjike të së djathtës së re për ofrimin e shërbimeve përmes tregut ose mekanizmave të ngjashëm me të. Sipas një interpretimi organizativ, kalimi nga departamentet hierarkike te agjencitë e veçuara sipas funksionit pasqyronte në sektorin publik kalimin e sektorit privat nga prodhimi masiv fordist te njësi më të vogla, më të specializuara dhe më elastike. Parimi «e vogla është e bukur» përmblidhte këtë preferencë, pa provuar vetvetiu se çdo njësi e vogël ishte më e efektshme.

Një shpjegim politik e lidh fragmentimin dhe politizimin me bindjen e qeverisë së zgjedhur se shërbimi civil kishte programin e vet, kishte penguar qeveri të mëparshme dhe nuk duhej lejuar të vepronte më në atë mënyrë. Ky ishte një vlerësim i marrëdhënies së pushtetit ndërmjet ministrave dhe administratës, i dallueshëm nga argumentet për efikasitet teknik.

Australia, Kanadaja dhe Franca kanë ofruar shembuj të shërbimeve civile relativisht të unifikuara e hierarkike. Shtetet e Bashkuara paraqesin një model tjetër, sepse administrata e re zëvendëson shumë drejtues politikë të departamenteve dhe agjencive me të emëruarit e saj. Kjo lidhet me traditën e shpërndarjes së posteve sipas fitores politike. Megjithatë, ekziston edhe një shërbim i gjerë karriere. Dallimi nga modeli weberian shfaqet veçanërisht te shtresa e emërimeve politike në krye, ndërsa parimet e meritës dhe vazhdimësisë vlejnë për shumë nëpunës të karrierës, përfshirë poste me përgjegjësi të larta.